Cómo hacer una nómina desde cero, paso a paso

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La nómina de una empresa está representada por una base de información que contiene los datos principales de todos sus trabajadores tales como; datos de identificación personal, puesto dentro de la empresa, salario, deducciones, número de seguro social y asignaciones por pagar.

El departamento encargado de hacer la nómina o mantenerla al día, es el responsable también del pago puntual de las asignaciones salariales de cada uno de sus miembros, así como los aspectos relacionados con aumentos, bonificaciones, primas, comisiones y préstamos solicitados por estos. 

La nómina representa una parte esencial de cualquier empresa, ya que se traduce en el pago de sus trabajadores por el trabajo o servicio prestado mes a mes, es por esto que todo un departamento se encarga de realizar la nómina y sus cálculos.

De este documento también se desprende información que se va directamente al departamento de contabilidad, en donde se ingresaran los montos correspondientes al pago de nómina mensual de una empresa para aportar información al análisis financiero de sus balances.

Así mismo desde aquí se elabora el recibo de pago que reciben los trabajadores para conocer el pago recibido en una quincena o mes determinado con sus bonificaciones y deducciones, esto es un derecho del trabajador que exige la ley.

¿Quiénes se encargan de hacer la nómina?

El departamento de recursos humanos debe contar con personal especializado para hacer estos cálculos, dicho personal necesita conocer los reglamentos de ley, salarios mínimos establecidos por los entes reguladores, y que maneje los diferentes tabuladores de salarios profesionales.

Toda esta información debe estar filtrada por la empresa y aprobada por la gerencia para proceder al cálculo y pago de la nómina mensual de una empresa.

Los especialistas que integran estos departamentos son profesionales en recursos humanos o carreras afines que cuentan con las habilidades suficientes para ejecutar esta labor.

¿Cómo hacer la nómina paso a paso?

La nómina de las empresas, para que sean completas y suficientes, deben contar con una serie de partes necesarias para su cálculo, algunas de estas partes son:

Identificación de la empresa

En primer lugar este archivo deberá estar identificado con el nombre, dirección y logo de la empresa, de esa forma se le dará veracidad al siguiente contenido y se sabrá a qué empresa pertenece.

Datos del trabajador

Los nombres de los empleados se pueden agregar por orden alfabético o por el departamento al que pertenecen, dentro de estos datos se deberá ingresar, nombre, apellido, profesión, edad,  cargo que desempeña dentro de la empresa y número de afiliación en el seguro social.

La fecha de contratación y antigüedad también es importante para realizar cálculos como vacaciones o prestaciones de antigüedad. 

Se recomienda también que esta parte de la nómina contenga información como por ejemplo cantidad de hijos, ya que si la empresa realiza el pago de bonos escolares o pago de primas especiales por hijos, necesita saber quien de sus empleados tiene y cuántos son. 

Salario base

Los salarios bases de cada empleado pueden variar entre sí, incluso pueden estar clasificados por especialización u oficio dentro de una organización, lo que implica que cada uno devengue un salario diferente.

Bonos y comisiones

Dentro de esta sección de la nómina, se encontrará información relacionada a los diferentes conceptos adicionales a su salario que el trabajador recibirá en un mes en específico, los cuales pueden ser bono de productividad, horas extras o cualquier otro que incremente el monto a percibir de un trabajador.

Deducciones y descuentos

Los descuentos por conceptos de ley, préstamos solicitados dentro de la empresa por los empleados, o anticipos recibidos; son necesarios que estén dentro de la nómina para su efectiva deducción.

Monto neto a pagar

Una vez que se conozca el monto total del salario base, bonos, primas y demás asignaciones que recibirá un trabajador, y se descuenten las diferentes deducciones, estaremos frente al monto neto que recibirá el trabajador, es decir, lo que efectivamente será depositado en su cuenta bancaria. 

Datos bancarios o forma de pago

Para poder hacer efectiva la nómina, es necesario que estén incluidos los datos bancarios de cada empleado que conforma el archivo, solo de esta manera podrá recibir sus asignaciones, a menos que la empresa realice pagos en efectivo a sus trabajadores. 

Fecha de pago

Por lo general las empresas realizan pagos quincenales, sin embargo, también pueden generarse pagos semanales o mensuales, es por eso que a la hora de calcular la nómina, esta necesita aportar la fecha de pago en la cual se ejecutará la orden de depósito en la cuenta bancaria del trabajador con los conceptos que le corresponden.

Cuando se trata de nóminas que se pagan de forma automatizada a través de archivos txt cargados en las entidades bancarias, la fecha es primordial para que el sistema bancario realice la deducción a la cuenta de la empresa y se deposite en la cuenta de los empleados. 

¿Dónde crear un archivo de nómina?

Una de las herramientas más frecuentes y eficientes para la creación y manejo de la nómina es el programa de Excel mundialmente conocido por su gran utilidad en diferentes tareas, dentro de estas hojas el departamento encargado puede idear su propia tabla para el cálculo de la nómina e ingresar información suficiente para su cálculo.

Pero además, hoy en día con el avance de la tecnología y la proliferación de los software empresariales, las organizaciones pueden optar por la compra de eficientes programas que tienen prediseñadas diferentes propuestas de nóminas, para que los usuarios hagan uso de ellas.

La existencia de ambas herramientas permite a pequeñas y grandes empresas hacer uso de los recursos que necesita para tener su nómina a detalle, y pagar correcta y oportunamente lo que corresponde a sus empleados por el desempeño de su profesión dentro de una organización. 

Es importante también que esta información mes a mes sea almacenada, ya que ante cualquier pago errado, conocer los detalles de su cálculo será esencial para esclarecer este asunto.

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